REGULAMIN USŁUGI LICYTACJI
§
1
Strony świadczonej usługi

1. Podmiotem organizującym licytację jest MultiAudyt sp. z o.o., zwana w dalszej treści regulaminu Organizatorem.

2. Organizator działa na rzecz podmiotu, który oczekuje zorganizowania takiej licytacji, zwanego dalej Zamawiającym. Co do zasady zakłada się, że Zamawiający stanowi podmiot gospodarczy lub jednostkę publiczną, mającą samodzielność decyzyjną w zakresie zamawiania usług lub dostaw, będących przedmiotem licytacji. Zasady tej współpracy są regulowane ogólnie postanowieniami niniejszego regulaminu, a szczegółowe zasady rozliczeń finansowych - cennikiem usługi.

3. Zamawiającym może być klient zlecający przeprowadzenie licytacji, który będzie późniejszym odbiorcą usług lub dostaw w zakresie objętym licytacją lub który posiada stosowne upoważnienie do występowania w imieniu rzeczywistych późniejszych odbiorców.

4. Stronę, która formułuje oferty i poddaje je licytacji nazywa się w dalszej treści Oferentem.

5. Pojęcie Oferenta nie jest tożsame z funkcją wykonawcy w świetle Prawa Zamówień Publicznych. Jako Oferenta należy rozumieć podmiot, który składa ofertę w imieniu faktycznego wykonawcy tych usług. Oferentem teoretycznie może być każdy podmiot, który posiada stosowne upoważnienie do występowania w imieniu wykonawcy (operatora, dostawcy itp.), a w szczególności do formułowania specjalizowanych ofert. Ponieważ jednak zgodnie z PZP jeden wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w przypadku złożenia ofert przez dwóch różnych Oferentów reprezentujących tego samego wykonawcę obie oferty musiałyby podlegać odrzuceniu. Dla zapobieżenia takim sytuacjom w procesie przygotowania licytacji, obejmującej podmioty zobligowane do stosowania PZP, następuje weryfikacja Oferentów, w tym również pod kątem wykonawców (operatorów), których reprezentują.

6. W przypadku, gdy do licytacji zgłasza się dwóch (lub więcej) Oferentów reprezentujących tego samego wykonawcę (operatora) obowiązuje zasada pierwszeństwa, to znaczy kolejni Oferenci nie będą do licytacji dopuszczani, a ewentualne wniesione przez nich opłaty będą im zwracane (po potrąceniu opłaty manipulacyjnej 10%). Dopiero po uwzględnieniu tych zastrzeżeń Oferującego można traktować jako Wykonawcę w świetle PZP.

§ 2
  Zakres świadczonych usług

1. Serwis służy do licytowania dostaw gazu, energii elektrycznej oraz usług telefonii stacjonarnej, komórkowej, łączy internetowych i urządzeń do świadczenia tych usług, w zależności od potrzeb Zamawiającego.

2. Z uwagi na odrębność podmiotów oferujących poszczególne rodzaje usług, licytacje mogą być organizowane dla każdej z tych usług oddzielnie lub łącznie w następujących zestawach :
a) dostawy energii elektrycznej (dla pojedynczego podmiotu lub grupy zakupowej)
b) usługi telefonii komórkowej wraz z aparatami telefonicznymi,
c) usługi telefonii stacjonarnej wraz z łączami internetowymi,
d) usługi telefonii komórkowej wraz z łączami internetowymi,
e) usługi telefonii komórkowej wraz z z aparatami do realizacji tych usług (telefonami)
f) usługi telefonii komórkowej wraz z łączami internetowymi i z aparatami do realizacji tych usług (telefonami i modemami),
g) usługi telefonii stacjonarnej wraz z dostawą i montażem centrali telefonicznej.
3. Możliwe jest również usługowe wykorzystanie mechanizmu licytacji na rzecz Zamawiającego w dowolnej branży, przy łącznym spełnieniu następujących warunków:
- opracowania dokumentacji specjalistycznej, w tym SIWZ, przez przedstawicieli tego Zamawiającego,
- określenia przedmiotu licytacji w taki sposób, aby jedynym kryterium oceny ofert była cena za usługę lub dostawę,
- zobowiązanie Zamawiającego do samodzielnego udzielania odpowiedzi na zapytania Oferentów.
4. Dokładny zakres oczekiwanej usługi należy do wyłącznych kompetencji Zamawiającego.
§ 3
Powinności Organizatora

1. Organizator odpowiada za utworzenie, utrzymanie w gotowości, zgodność z obowiązującym systemem prawnym i prawidłowość działania systemu oceny ofert, składanych przez poszczególnych Wykonawców, a w szczególności za obiektywną ocenę złożonych ofert, wynikającą z zastosowania do ich oceny jednolitego algorytmu obliczeń. Organizator może, na umotywowany wniosek Zamawiającego, zapoznać go z tym algorytmem poprzez udzielenie mu możliwości wglądu, bez prawa do jego kopiowania, przepisywania czy rozpowszechniania jakichkolwiek jego fragmentów. Algorytm ten nie będzie w żaden sposób udostępniany również przez Organizatora osobom trzecim, a w szczególności obecnym lub potencjalnym Wykonawcom.

2. Usługa może być realizowana przez Organizatora w różnych wariantach, również cenowych, różniących się zakresem współpracy pomiędzy nim a Zamawiającym.

3. W skład usługi obligatoryjnie wchodzi samo przeprowadzenie licytacji, w ramach którego Organizator zobowiązuje się do :

-         przeprowadzenia postępowania przygotowującego do licytacji, w tym : przyjmowanie zgłoszeń Oferentów, przygotowanie i przesyłanie im zestawu niezbędnych dokumentów, w tym formularzy służących złożeniu oferty oraz loginów i haseł do modułu licytacyjnego,

-         przygotowania i utrzymania w gotowości systemu umożliwiającego przeprowadzenie licytacji, składającego się z serwerów i odpowiedniego oprogramowania,

-         zapewnienia warunków bezpieczeństwa licytacji, a w szczególności indywidualnego logowania się poszczególnych Wykonawców,

-         przeliczania wartości ofert Wykonawców z zastosowaniem jednolitego dla wszystkich wykonawców algorytmu w czasie rzeczywistym i udostępnianie każdemu Oferentowi bieżących wyników postępowania, rozumianych jako pozycja, którą zajmuje jego oferta,

-     zachowania pełnej poufności powierzonych danych, w szczególności parametrów usług, proponowanych przez Oferenta wobec innych Oferentów i innych Zamawiających, zarówno w trakcie trwania licytacji, jak i po jej zakończeniu,

-         udostępnienia Zamawiającemu zestawienia wyników, obejmującego wszystkie złożone oferty i uzyskane wyniki, zawierające : nazwę Oferenta, formularz złożonej oferty, datę i godzinę jej złożenia oraz uzyskane wyniki.

4. Opcjonalnie zakres prac może zostać poszerzony o następujące elementy:

     - weryfikację spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu,

     - przygotowanie materiałów wyjściowych, w szczególności opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami PZP,

     - nadzór prawidłowości wdrożenia licytowanych usług lub dostaw.
Opcjonalne rozszerzenia są realizowane w drodze odrębnie opracowanej umowy.
§ 4
Powinności Zamawiającego

1. Warunkiem skorzystania z serwisu jest wcześniejsze wykonanie audytu przygotowawczego. Audyt taki, niezależnie od rodzaju licytowanych usług, powinien obejmować co najmniej :

- analizę stanu prawnego usług lub dostaw będących przedmiotem postępowania,

- weryfikację możliwości objęcia licytacją tego zakresu usług,

- określenie, co może stanowić przedmiot postępowania,

2. W przypadku podmiotów zobligowanych do stosowania Prawa Zamówień Publicznych audyt powinien zawierać również określenie wielkości planowanych dostaw i określenie kwoty, jaką Zamawiający powinien przeznaczyć na realizację zamówienia. W przypadku postępowań prowadzonych według PZP Zamawiający jest zobowiązany również do :

-         przygotowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,

-         zamieszczenie na własnej stronie internetowej informacji o postępowaniu, treści SIWZ oraz linka przekierowującego do strony z licytacją,

-         spełnienie innych warunków publikacji ogłoszenia o postępowaniu wg PZP, w tym w BIP i (w razie takiej potrzeby) i Biuletynie Urzędowym Unii Europejskiej.

Oprócz tego konieczne jest spełnienie wymogów audytu, zależnych od typu licytowanych usług, wymienionych poniżej.

3. W przypadku licytacji dostaw gazu audyt powinien obligatoryjnie obejmować również :
     - rozkład zużycia gazu w okresie jednego pełnego roku,

     - określenie stanu własności układów pomiarowych.

4. W przypadku licytacji dostaw energii audyt powinien obligatoryjnie obejmować również :
     - rozkład zużycia energii w okresie jednego pełnego roku,

     - określenie stanu własności układów pomiarowych.

5. W przypadku usług telekomunikacyjnych audyt powinien obejmować również :

     - średnią lub reprezentatywną wielkość zamówienia, liczoną w kwotach netto i brutto w okresie jednego miesiąca i (prawidłowo określonym) całym okresie objętym przedmiotem zamówienia,

     - podział ruchu na poszczególne frakcje :
o      
dla telefonii stacjonarnej : rozmowy międzymiastowe, do sieci telefonii komórkowych, lokalne i międzynarodowe, w tym ostatnim przypadku – podanie trzech krajów, do których najczęściej są wykonywane połączenia telefoniczne,
o      
dla telefonii komórkowej : rozmowy do sieci telefonii stacjonarnych, w tym telefonów własnych Zamawiającego ; komórkowych, w tym telefonów własnych Zamawiającego ; międzynarodowych (z podaniem trzech krajów, do których najczęściej są wykonywane połączenia telefoniczne),

   -
średnią lub reprezentatywną ilość rozmów w poszczególnych kategoriach,

    - sposób naliczania opłat dla dotychczasowych usług, wielkości pakietów minut, abonamentów itp. 

6. W przypadku postępowania na dostawę (lub montaż, serwis, sieciowanie) central przygotowane materiały wstępne powinny obejmować również co najmniej :

- opis stanu istniejącego,

- zakładaną konfigurację centrali i usług dodatkowych,

- wymagane możliwości rozbudowy,

- opis stanu sieci i warunków przełączenia.

7. W przypadku pozostałych prac i przedmiotów materiały wyjściowe powinny zawierać precyzyjny opis przedmiotu zamówienia.

8. Możliwe jest zlecenie audytu lub innych dokumentów przygotowawczych zarówno firmie MultiAudyt, jak również wykorzystanie w postępowaniu audytu opracowanego przez inną firmę, o ile zawiera on wszystkie wymagane do przygotowania postępowania elementy, wymienione w punktach 1-6.

9. W przypadku zlecenia dokumentów przygotowawczych firmie MultiAudyt, bierze ona na siebie odpowiedzialność za prawidłowe określenie wszystkich elementów postępowania, jak również udzielanie odpowiedzi na wszelkie wątpliwości zgłaszających się wykonawców.

10. W przypadku wykorzystania cudzych opracowań, jak również wykorzystania w tym celu opracowań przygotowanych przez własnych pracowników Zamawiającego, Organizator nie bierze za nie odpowiedzialności, gwarantując jedynie prawidłowość mechanizmów licytacji i uzyskanych wyników postępowania.

§ 5
Powinności Oferenta

1. Oferent zobowiązany jest do poszanowania integralności serwisu, a w szczególności nie podejmowania prób włamania do niego celem poznania warunków określonych w innych ofertach. Stwierdzenie prób takich działań będzie skutkować natychmiastowym zablokowaniem konta oferenta w bieżącej licytacji bez prawa do dochodzenia zwrotu kwoty wpłaconej za udział w niej oraz trwałym, bezterminowym zakazem korzystania z serwisu przez Oferenta, który dopuścił się takiego narusszenia warunków.

2. Oferent jest zobowiązany do zawarcia umowy z Zamawiającym na warunkach określonych w ofercie. Nie stosowanie się do tego zapisu będzie stanowić naruszenie warunków licytacji.

3. Jeżeli sytuacje opisane w pkt. 2 będą się powtarzać, Organizator zastrzega sobie prawo do trwałego wykluczenia z uczestnictwa w licytacjach tych Oferentów, a więc kolejne hasła i loginy nie będą im wydawane. Organizator zastrzega sobie również prawo do utworzenia i opublikowania rejestru tego typu praktyk.

4. Organizator nie ponosi żadnych zobowiązań wobec Oferenta, w szczególności dotyczących przyjęcia jego oferty przez Zamawiającego lub uchylania się przez niego od podpisania umowy. Jednak odmowa podpisania umowy na warunkach zaoferowanych w licytacji, o ile nie zostanie uzasadniona działaniami lub zaniechaniami Oferenta, będzie stanowiła podstawę do odmowy prawa do brania udziału w kolejnych licytacjach.

5. Organizator nie odpowiada również za ewentualny fakt wykluczenia Oferenta lub Wykonawcy z postępowania z przyczyn formalnych.

§ 6
Sposób zgłaszania i płatności

1. Zamawiający zgłaszają się do Organizatora lub jego przedstawicieli bezpośrednio, precyzując zakres współpracy i licytacji oraz terminy przekazania dokumentów, zgodnie z cennikiem dla Zamawiających oraz ewentualnymi innymi dokumentami precyzującymi zakres współpracy.

2. Oferenci zgłaszają się do Organizatora bezpośrednio, wybierając licytację, w której chcą brać udział.

3. Wielkość odpłatności za wzięcie udziału w licytacji określa cennik dla Oferentów. Przesłanie lub przekazanie przedstawicielowi Organizatora kompletnego zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją przedstawionych warunków. Spowoduje to wygenerowanie i skierowanie do zgłaszającego mailem faktury pro forma z terminem płatności 7 dni. Warunkiem wydania hasła dostępu do licytacji jest dokonanie wpłaty przed tą datą, przy czym za datę dokonania płatności przyjmuje się termin zaksięgowania wpływu środków na rachunek bankowy Organizatora.

4. Faktury VAT, stanowiące odpowiedniki wystawionych wcześniej faktur pro forma, będą wysłane po wpłynięciu środków na konto. Co do zasady zakłada się ich przekazywanie w formie elektronicznej, jednak w przypadku oczekiwania formy papierowej również zostanie to zrealizowane.

§ 7
Przepisy porządkowe i końcowe

1. Organizator oświadcza, że niezależnie od posiadanej wiedzy na temat ofert poszczególnych dostawców, on sam ani żaden z podmiotów powiązanych z nim kapitałowo nie będzie składał ofert w imieniu któregokolwiek z Wykonawców ani przekazywał im jakichkolwiek dodatkowych szczegółów dotyczących usług Zamawiającego poza ujawnionymi w ogłoszeniu o zamówieniu i ewentualnych dokumentach mu towarzyszących.

2. Wyłącza się jakąkolwiek odpowiedzialność Organizatora z tytułu błędów popełnionych po stronie Zamawiającego, w szczególności niepoprawności przekazanych danych wyjściowych lub nie dochowania procedur i terminów wymaganych przez PZP. W przypadku zaistnienia takich błędów usługę uznaje się za prawidłowo wykonaną. Wyłączenie odpowiedzialności nie obowiązuje, gdy Organizator był stroną przygotowującą postępowanie w drodze odrębnej umowy, w której zawarte są obowiązujące w takim przypadku zasady, również dotyczące odpowiedzialności.

3. Organizator pozostaje wyłącznym właścicielem oprogramowania, mechanizmów obliczeń i formularzy stosowanych w licytacji. Oferujący może się zapoznać z formularzem zgłoszeniowym, jaki będzie stosowany w licytacji, bez prawa do jego powielania w jakiejkolwiek formie i udostępniania osobom trzecim.

4. Niniejszy regulamin, jednostronnie podpisany przez Zamawiającego wraz z załącznikiem określającym zasady finansowe (cennikiem) może stanowić jednocześnie Umowę na wykonanie usługi. Terminy dotyczące jej przeprowadzenia rozpoczynają bieg z dniem doręczenia obu tych dokumentów oraz przekazania kompletu danych wyjściowych. W przypadku dostarczenia niekompletnych danych wyjściowych, do obowiązków Organizatora należy skontaktowanie się z Zamawiającym i wskazanie dokumentów wymagających uzupełnienia.

5. Niniejszy regulamin może zostać w dowolnym czasie uzupełniony, rozszerzony i zmieniony. W przypadku zmiany regulaminu wcześniej zawarte zasady współpracy będą nadal obowiązywać do czasu zakończenia usługi. Oznacza to, że wszelkie toczące się postępowania będą prowadzone i rozliczane na zasadach, obowiązujących w dniu podpisania.

Wersja 2.1. Zatwierdzono do stosowania dnia 2016.05.25