ZASADY PEŁNIENIA OBOWIĄZKÓW ENERGETYKA GMINNEGO

§ 1
Strony świadczonej usługi

1. Podmiotem świadczącym usługę jest MultiAudyt sp. z o.o., zwana w dalszej treści regulaminu Energetykiem Gminnym albo w skrócie Energetykiem.

2. Energetyk działa na rzecz podmiotu, który oczekuje takiej usługi, zwanego dalej Zamawiającym. Co do zasady zakłada się, że Zamawiającym jest Urząd Gminy, Starostwo, zakład komunalny, budżetowy lub inna jednostka publiczna, mająca samodzielność decyzyjną w zakresie usług lub dostaw, objętych niniejszymi zasadami. Są one regulowane ogólnie postanowieniami niniejszego dokumentu, a szczegółowe zasady rozliczeń finansowych - cennikiem usługi, stanowiącym załącznik do umowy

3. Zamawiającym może być podmiot, który będzie późniejszym odbiorcą usług lub dostaw w zakresie objętym usługą lub który deklaruje, że posiada stosowne upoważnienie do występowania w imieniu rzeczywistych późniejszych odbiorców. Oznacza to, że Zamawiającym może być również np. klaster energetyczny lub związek międzygminny - w imieniu własnych członków albo urząd gminy, działający w imieniu mieszkańców tej gminy.

4. Dopuszcza się modyfikację nazwy podmiotu "Energetyk" na inną, pożądaną przez Zamawiającego, w szczególności w sytuacji, w której u Zamawiającego istnieje już obsadzone stanowisko energetyka gminnego lub gdyby zmiana nazwy była korzystna z uwagi na lepsze doprecyzowanie zakresu świadczonych usług. Niemniej, na potrzeby niniejszego dokumentu w dalszej jego treści będzie nazywany Energetykiem.
 
§ 2
  Zakres świadczonych usług

1. Współpraca może obejmować różne zakresy świadczonych usług, w zależności od potrzeb Zamawiającego. 

2. Z uwagi na odrębność poszczególnych rodzajów usług, działania mogą być organizowane dla każdej z tych usług oddzielnie lub łącznie w następujących zakresach :
 
a) określenia wymaganej mocy cieplnej (dla pojedynczego obiektu lub grupy) TAK / NIE*)
b) audytu energetycznego (dla pojedynczego obiektu lub grupy) TAK / NIE*)
c) usługa uzyskania i obsługi (rozliczenia) dofinansowania TAK / NIE*)
d) usługa pomocy w przygotowaniu postępowań przetargowych na ................................. ................................................................................................................ (właściwe wpisać, możliwe zakresy: na dostawę energii elektrycznej, na zaprojektowanie i/lub budowę instalacji fotowoltaicznej, na zaprojektowanie, dobór i/lub dostawę pomp ciepła, na dobór i montaż układu kompensacji mocy biernej, na modernizację lub rozbudowę oświetlenia ulicznego)
e) usługa konsultowania materiałów i przygotowania projektów odpowiedzi Zamawiającego dla wykonawców zgłaszających się w przygotowanych przez Zamawiającego postępowaniach przetargowych na ........................................................................................... (możliwe zakresy jak wyżej, właściwe wpisać)
f) usługa konsultowania i obsługi reklamacji w zakresie usług lub dostaw ........................... ........................................................................................................ (właściwe wpisać)
g) usługi  ...................................................................................................................
........................................................................................................ (właściwe wpisać)
 
*) nie wymagane - skreślić
 
3. Oprócz usług wymienionych powyżej, mających charakter jednorazowy lub takich, które z uwagi na ich powtarzalny charakter będą wykonywane sukcesywnie, możliwe jest również usługowe wykonanie następujących usług jednorazowych : ................................... ....................................................................................................... (właściwe wpisać)
 
4. Dokładny zakres oczekiwanych usług należy do wyłącznych kompetencji Zamawiającego.
 
§ 3
Powinności Energetyka

1. Energetyk odpowiada za utworzenie wszelkich dokumentów zgodnie z obowiązującym systemem prawnym. Wszelkie obowiązki, dotyczące uzyskiwania niezbędnej wiedzy i jej aktualizacji leżą po jego stronie i stanowią jego wyłączny koszt.
 
2. Energetyk realizuje usługi w sposób następujący :

 - w momencie rozpoczęcia współpracy zobowiązany jest do jednorazowego wykonania czynności początkowych w wymiarze ............ godzin,

 - w okresie współpracy zobowiązany jest do osobistego świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego w wymiarze ............ godzin, rozliczanych w okresach ...............................

 - w okresie współpracy zobowiązany jest do świadczenia usług w trybie zdalnym w wymiarze ............ godzin, rozliczanych w okresach ...............................

3. Na umotywowany wniosek Zamawiającego, Energetyk może zaakceptować konieczność zwiększonego zaangażowania w danym okresie, w szczególności, gdy sytuacja tego wymaga, a warunki takiego rozszerzenia zakresu zostaną uzgodnione.

4. Opcjonalne rozszerzenia mogą być realizowane w drodze aneksu lub odrębnie opracowanej umowy. Energetyk nie może odmówić rozszerzenia usługi, jeśli tylko zakres takiego rozszerzenia leży w obrębie oferowanych przez niego usług.
 
5. W przypadku dokumentów przygotowanych przez Energetyka, bierze on na siebie odpowiedzialność za prawidłowość uzyskanych wyników, jak również jest zobowiązany do udzielania odpowiedzi na wszelkie wątpliwości Zamawiającego, a w przypadku usług realizowanych w jego imieniu wobec innych podmiotów, np. dostawców - odpowiedzi również na ich pytania.
 
§ 4
Powinności Zamawiającego

1.Warunkiem korzystania z usług Energetyka może być również wcześniejsze wykonanie rozpoznania przygotowawczego. Niezależnie od rodzaju obsługiwanych usług, powinno ono obejmować co najmniej :

- analizę stanu prawnego usług lub dostaw będących jej przedmiotem,
 
- weryfikację możliwości objęcia działaniami tego zakresu usług celem określenia, co może stanowić przedmiot działań,
 
- w przypadku niekórych działań, wcześniejsze wykonanie audytu przygotowawczego.
 
Zamawiający powinien udostępnić wyżej wymienione informacje, a ponadto, w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia powinien zapewnić nie limitowany dostęp do informacji, mających związek z realizowaną usługą oraz udostępnić materiały niezbędne do wykonania tych czynności.

2. W przypadku postępowań wymagających stosowania Prawa Zamówień Publicznych korzystne będzie określenie również określenie przez Zamawiającego sumarycznych kwot planowanych usług i/lub dostaw.

3. W przypadku organizowanych wspólnie z Energetykiem postępowań przetargowych, Wykonawcy będą zgłaszać zapytania i składać oferty do Zamawiającego bezpośrednio. W związku z tym Zamawiający będzie zobowiązany do samodzielnej publikacji ogłoszeń o przetargu, zbierania wpływających zapytań i przekazywania ich Energetykowi oraz wykonywania wszelkich czynności, związanych ze stosowaną przez Zamawiającego platormą obsługi zamówień publicznych, w tym również, w razie potrzeby, publikowania ich w Dzienniku Urzędowym UE.

4. W przypadku wykorzystania cudzych opracowań, jak również wykorzystania w tym celu opracowań przygotowanych przez własnych pracowników Zamawiającego, Energetyk nie bierze za nie odpowiedzialności, gwarantując jedynie prawidłowość działań własnych i uzyskanych dzięki nim wyników.

§ 5
Rozliczenia i płatności

1. Wynagrodzenie za pełnienie obowiązków Energetyka wyniesie
......................................................................................... złotych brutto, w cyklach ............................ . Podana powyżej kwota stanowi wynagrodzenie za jeden pełny cykl, a wszelkie powinności związane z odprowadzeniem podatków i innych danin publicznych leżą po stronie Energetyka.
 
2. Wynagrodzenie określone powyżej stanowi całość wynagrodzenia Energetyka. Na dzień zawarcia umowy Energetyk jest / nie jest (niepotrzebne skreślić) płatnikiem podatku VAT. W związku z tym będą wysłane Zamawiającemu rachunki, nie zawierające tego podatku. Co do zasady zakłada się ich przekazywanie w formie elektronicznej, jednak w przypadku oczekiwania formy papierowej również zostanie to zrealizowane.
 
3. W przypadku przekroczenia kwoty wymuszającej rejestrację Energetyka jako płatnika VAT, zamawiającemu będą wystawione faktury VAT, stanowiące odpowiedniki wystawionych wcześniej rachunków, przy czym kwota określona w punkcie 1 jako brutto stanie się kwotą netto w świetle podatku VAT. Zamawiający może w takim przypadku odmówić kontynuowania współpracy poprzez wypowiedzenie umowy.
 
4. Rozliczenia będą dokonywane  po skierowaniu do Zamawiającego mailem rachunku lub faktury z terminem płatności 14 dni, przy czym za datę dokonania płatności przyjmuje się termin zaksięgowania wpływu środków na rachunek bankowy Energetyka.
 
5. W przypadku przekroczenia terminu płatności, Energetyk może powstrzymywać się od wykonywania swoich obowiązków do momentu uregulowania należności. Za okres takiego powstrzymywania się wynagrodzenie Energetykowi również przysługuje - zwłaszcza, że Energetyk jest zobowiązany do niezwłocznego wykonania wszystkich zaległych spraw.
 
§ 6
Przepisy porządkowe i końcowe

1. Energetyk oświadcza, że w przypadku współpracy przy organizacji przetargu, niezależnie od posiadanej wiedzy na temat ofert poszczególnych dostawców, on sam ani żaden z podmiotów powiązanych z nim kapitałowo nie będzie składał ofert w imieniu któregokolwiek z Wykonawców ani przekazywał im jakichkolwiek dodatkowych szczegółów dotyczących Zamawiającego poza ujawnionymi w ogłoszeniu o zamówieniu i dokumentach mu towarzyszących.
 
2. Energetyk oświadcza, że na dzień zawarcia usługi nie reprezentuje żadnego z dostawców, objętych zakresem świadczonych usług, a gdyby sytuacja ta się zmieniła, złoży Zamawiającemu stosowne oświadczenie, w którego treści powiadomi Zamawiającego o zmianie tej sytuacji, pozostawiając jego rozstrzygnięciu decyzję co do kontynuowania, ograniczenia zakresu lub zaniechania dalszej współpracy.
 
3. W przypadku, gdy w sytuacji opisanej w punkcie 2 na skutek decyzji Zamawiającego współpraca będzie miała zostać zakończona, może to nastąpić :
- z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia (w przypadku usług o charakterze stałej współpracy), albo
- w dowolnym innym, zgodnie ustalonym terminie, albo
- w trybie natychmiastowym, jeśli kontunuowanie współpracy mogłoby prowadzić do naruszenia ogólnie obowiązujących przepisów.
 
4. Wyłącza się jakąkolwiek odpowiedzialność Energetyka z tytułu błędów popełnionych po stronie Zamawiającego, w szczególności niepoprawności przekazanych danych wyjściowych lub nie dochowania procedur i terminów leżących po stronie Zamawiającego. W przypadku zaistnienia takich błędów usługę uznaje się za prawidłowo wykonaną.
 
5. Dokument niniejszych Zasad, podpisany przez Zamawiającego wraz z załącznikiem określającym zasady finansowe (cennikiem) może stanowić jednocześnie Umowę na wykonanie usługi. Terminy dotyczące jej przeprowadzenia rozpoczynają bieg z dniem doręczenia obu tych dokumentów oraz przekazania kompletu danych wyjściowych. W przypadku dostarczenia niekompletnych danych wyjściowych, do obowiązków Organizatora należy skontaktowanie się z Zamawiającym i wskazanie dokumentów wymagających uzupełnienia.

6. Niniejszy regulamin może zostać w dowolnym czasie uzupełniony, rozszerzony i zmieniony. W przypadku zmiany regulaminu wcześniej zawarte zasady współpracy będą nadal obowiązywać do czasu zakończenia usługi. Oznacza to, że wszelkie toczące się postępowania będą prowadzone i rozliczane na zasadach, obowiązujących w dniu podpisania.

Wersja 3.0. Zatwierdzono do stosowania dnia 2023.12.08